15 TIPPS für virtuelle Events
Kongresse, Mitgliederveranstaltungen und Treffen sind verschoben oder ganz abgesagt worden. Zwischenmenschliche Begegnungen werden auf ein Minimum reduziert. Deshalb sind virtuelle Events momentan die einzig planbare Art, die Zielgruppen mit einem „Live“-Format zu erreichen. Viele Organisationen und Unternehmen stellen deswegen auf Online-Veranstaltungen um und nutzen sehr erfolgreich die Möglichkeiten, die sich bieten.
Virtuelle Events ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Zeit deutlich effizienter zu planen und gezielter an Veranstaltungen teilzunehmen. Die Zuschauer schalten sich bequem von zu Hause aus zu. Damit sparen sie sich Zeit, Geld und Nerven. So bieten Online-Veranstaltungsformate deutlich mehr Vorteile als ein bloßes Zusammenkommen im Rahmen von Videokonferenzen. Ein virtueller Messestand oder eine Live-Sendung aus London, Paris oder Shanghai? Kein Problem. Jede Kamera kann von jedem beliebigen Ort in den Livestream eingebunden werden.
Und weil theoretisch jeder von überall aus spontan teilnehmen kann, finden virtuelle Events völlig unabhängig von Witterung, politischer Lage, Streik oder anderen unvorhersehbaren Störfaktoren wie Pandemien statt. So können sie ein Vielfaches mehr an Teilnehmern erreichen als Präsenzveranstaltungen.
Das virtuelle Event unterscheidet sich aber nicht nur aufgrund seiner fehlenden unmittelbaren Präsenz vom physisch Erlebbaren. Auch die Anforderungen an Veranstalter wie Zuschauer verschieben sich. Dass die Teilnehmer in ihren eigenen vier Wänden sitzen, ist Fluch wie Segen zugleich. Eine vertraute Umgebung, kein abgehetztes Ankommen, das alles klingt nach den perfekten Bedingungen für ein erfolgreiches Event.
Aber wer von uns war noch nie versucht, sich zwischendurch nur mal eben einen Kaffee zu holen? Und hat es da nicht gerade eben an der Tür geläutet? Auf dem Weg zur perfekten virtuellen Veranstaltung lauern deshalb einige Stolpersteine, die man aus dem Weg räumen kann.
01 Erwarten Sie eine realistische Anzahl an Zuschauern Erfahrungsgemäß nimmt nur ein Teil der angemeldeten Teilnehmer einer analogen Veranstaltung tatsächlich an kostenlosen Online-Events teil. Die pure Hoffnung darauf, dass das Thema interessant genug ist, dass sich neben den angemeldeten Teilnehmern auch tatsächlich weitere dazuschalten, ist keine Strategie. Sie verschwenden im Ernstfall viel Budget (Streamingkosten, Personal im Backend etc.), wenn Sie ein virtuelles Event für 5000 Menschen planen, aber nur 1000 teilnehmen.
02 Fassen Sie sich kurz Kein Vortrag länger als 15, max. 20 Minuten. Denken Sie groß, aber gliedern Sie kleinteilig. Teilen Sie also einen längeren Vortrag in mehrere Blöcke und kommunizieren Sie das auch am Anfang. Beschränken Sie sich auf das Wesentliche und bieten Sie lieber an, dass es „Deep-Dive“-Sessions gibt, in denen Interessierte auch noch das kleinste Detail erfahren und diskutieren können. Nur für das, was die Zuschauer wirklich interessiert, werden sie sich auch Zeit freiräumen.
03 Kein Event ohne Agenda Ihre Zuschauer müssen immer wissen, wann was passiert. Sie müssen auswählen und wechseln können.
04 Binden Sie Zuschauer mit ein Ihr Ziel muss es sein, dass ein passiver Zuseher zu einem aktiven Teilnehmer wird. Und das nicht nur über Fragen.
Lassen Sie sich etwas einfallen! Schaffen Sie Nähe und einen Raum für direkten Austausch. Vermitteln Sie Ihren Zuschauern das Gefühl, dass physische Distanz keine Barriere ist.
05 Vermeiden Sie einen Medienbruch Sorgen Sie dafür, dass Ihre Zuschauer nur einen Kanal für alle Interaktionen benutzen müssen. Je mehr Kanäle es gibt, auf denen sich Ihre Zuschauer einloggen müssen, desto mehr gehen Ihnen unterwegs verloren. Ermöglichen Sie Ihren Zuschauern einen einfachen Zugang zu Ihrem virtuellen Event. Komplizierte Anmeldeprozesse wirken abschreckend.
06 Gehen Sie auf die Zielgruppe ein Was wollen die Teilnehmer sehen und hören, was interessiert sie wirklich? Niemand kann Gedanken lesen, deshalb fragen Sie bei Ihren Teilnehmern nach und richten Sie sich nach ihnen (z. B. Beitrag über ein Thema, das häufig angefragt/ thematisiert wird). Nur wenn Sie auf die Bedürfnisse Ihrer Zuschauer eingehen, bleiben diese am Schirm und schalten nicht innerlich oder auch äußerlich ab. Es gilt der Grundsatz: Nicht vermuten, sondern fragen.
07 Lassen Sie sich auf das Format „Virtuelles Event“ ein und planen Sie genügend Zeit in der Vorbereitung ein Virtuelle Events stellen andere Anforderungen an Sie als klassische Veranstaltungen. Nur weil der Fokus sich verschiebt, bedeutet das nicht weniger Aufwand. Bilden Sie nicht nur Ihre Präsenzveranstaltung ab, das kann nicht erfolgreich sein. Denken Sie Ihr Event neu. Profitieren Sie konsequent von den Möglichkeiten, die Online-Events mit sich bringen.
08 Brauchen Sie einen Moderator? Ja! Sobald ein Event länger dauert als eine Stunde und die Teilnehmer wechseln oder weitere Breakout-Workshops oder Abstimmungen durchgeführt werden, brauchen Sie einen Moderator. Die meisten Probleme tauchen in den Übergängen zwischen verschiedenen Formaten auf. Hier ist der Moderator oder Sie selbst als Livestream-Showmaster gefragt. Er ist Entertainer, Animateur und Wissensquelle in einem. Er muss Begeisterung für die Themen und Inhalte zeigen, spontan sein und auf Unvorhergesehenes eingehen können. Er sollte auch mit technischen Tricks bewandert sein. Selbst wenn die Zeit knapp sein sollte, planen Sie mit ihm eine Probe für die Übergänge (von Medien, von Vorträgen, Workshops u. a.) ein.
09 Brauchen Sie einen Event-Regisseur? Jedes gute Event-Konzept benötigt eine exzellente Dramaturgie mit Höhe- und Wendepunkten. Oft geschieht dies in drei Akten: Einleitung, Hauptteil, Schluss. Gibt es eine Dynamik, die für Abwechslung sorgt? Ist der Anteil von Information und Emotion ausgewogen? Wie sehen die Szenen aus – gibt es aufeinander aufbauende Momente? Ist der Anteil von Reden, Medien, Show und Pausen ausgewogen? Gibt es Längen – egal ob real oder gefühlt? Hierfür lohnt es sich, einen erfahrenen Event-Regisseur und -Dramaturgen zu engagieren, wenn Ihre virtuelle Veranstaltung ein Erfolg werden soll. Er verschafft einen Perspektivwechsel, weil er als Außenstehender spiegeln kann, was in der Innenwahrnehmung übersehen wird.
10 Planen Sie ein Marketingbudget ein Sie müssen Ihren potenziellen Zuschauern mitteilen, dass Ihr Event überhaupt existiert. Ansonsten warten Sie vergebens. Wie also erreichen Sie Ihre Zuschauer? Gibt es einen Mailverteiler, eine Mitglie-der- oder Teilnehmerliste? Oder wollen Sie eine größere Reichweite erzielen oder neue Zielgruppen ansprechen? Dann müssen Sie das in den entsprechenden Kanälen bewerben. Denken Sie auch an das Thema Teilnehmer-Management. Die Teilnehmer sollten an die Hand genommen werden, damit sie das Event nicht verpassen. Sind Erinnerungsmails und Kalendereinträge ausreichend? Welche Tutorials und Vorab-Anfragen sind hilfreich zum rechtzeitigen Testen? Zum Beispiel, haben Sie ein Mikrofon, eine Kamera und eine stabile Internet-Verbindung zu Hause?
11 Nehmen Sie Ihre Zuschauer mit Start- und Pausen-Videos mit Countdown und Timetables helfen bei der Orientierung. Planen Sie ebenfalls für Störungen entsprechende Störungstafeln ein. Ein Zuschauer, der nicht weiß, was gerade passiert, oder der auf einen schwarzen Screen starrt, ist ein verlorener Zuschauer.
12 Bauen Sie eine Verbindung mit den Zuschauern auf „Das wusste ich noch nicht!“ Auf dem neuesten Stand Besucher wollen keine veralteten oder allgemein im Internet verfügbaren Informationen erneut vorgekaut bekommen. Relevante Informationen aktuell in Echtzeit aufzubereiten sowie zu visualisieren, wird Aufmerksamkeit steigern.
„Können Sie mir helfen?“ Anregungen bis ins Detail Teilnehmer kommen mit spezifischen Fragestellungen, für die sie sich Lösungsansätze versprechen. Sie suchen nach Antworten zu ihren realen Problemen. Daher erwarten sie Orientierungsmöglichkeiten.
„Das muss ich erst mal verdauen“ Zeit zum Austausch Teilnehmer benötigen Zeit, um neue Informationen zu verarbeiten und in ihre Situation umzusetzen. Bei der Konzeption von Meetings sollte daher darauf geachtet werden, dass den Teilnehmern ausreichend Raum und Zeit geboten wird, damit die gehörten Inhalte verarbeitet werden können.
„Das nehme ich mit!“ Anleitung zur Implementierung Teilnehmer benötigen in jeder Einheit Zeit, um entscheiden zu können, wie sie das Gehörte in ihrem Alltag anwenden können. Dies ist ein wichtiger und oftmals vernachlässigter Teil bei den meist vollgepackten (Online-)Konferenzen.
„Das macht Spaß!“ Unterhaltung und Professionalität Wer hat gesagt, dass Informationen, Wissensvermittlung, Bildung langweilig aufbereitet sein müssen? Zuschauer erwarten immer noch, unterhalten zu werden − unabhängig vom Inhalt. Zeigen Sie Begeisterung, denn nur wer mit Herzblut dabei ist, reißt seine Zuschauer mit. Und nur wenn Sie sich als TV-Sender verstehen und die entsprechenden Mechanismen beachten, bleiben die Zuschauer dabei.
„Nice to meet you“ Vernetzung der Besucher Menschen sehnen sich nach realer Begegnung. Dies ist der Grund, warum viele Besucher weiterhin auch analoge Fachtagungen und Messen besuchen. Warum nicht auch im virtuellen Raum Anreize bieten, um passgenau auf alte und neue Kontakte in spezifischen Themengebieten zu treffen?
„Hier kann ich mitwirken!“ Interaktion und Partizipation In Zeiten immer enger verzahnter digitaler Kommunikation ist die Partizipation von Besuchern einfacher denn je zuvor zu gestalten. Durch Chats bei Talkrunden oder Vorträgen, die vergemeinschaftet oder einzeln an den Referenten vom Zuschauer gestellt werden können.
13 Welche Plattform sollen Sie benutzen? DIE eine Plattform gibt es nicht, es gibt sehr viele unterschiedliche. Sie sind so individuell wie Ihr Event.
Beispiel A Wenn Sie eine Abstimmung und die Möglichkeit, Wahlen abzuhalten und Anträge einzubringen, benötigen, dann brauchen Sie eine Plattform, die justitiabel einwandfrei sein muss, dafür aber aufgrund der vielen Möglichkeiten auch ein wenig komplexer ist (Open Slides, Event 66, altares, mentimeter u. a.).
Beispiel B Wenn Sie vertrauliche Informationen austauschen und nur mit hochrangigen Mitarbeitern kommunzieren wollen, benötigen Sie eine andere Sicherheitsstufe und Zertifikate als im Beispiel C aufgeführt (MS Teams, eigene Webseite mit entsprechenden Zertifizierungen etc.).
Beispiel C Wenn Sie Endverbrauchern möglichst einfach die Gelegenheit geben wollen, Ihr neues Produkt erleben und mit Ihnen interagieren zu können, dann spielen einfache Zugänglichkeit und Handhabung eine größere Rolle als in den vorgenannten beiden Beispielen (geeignete Plattformen z. B.: Zoom, YouTube, Vimeo, Facebook etc.).
Beispiel D Wenn Sie Teilnehmer eines Kongresses in eine barrierefreie Kommunikationsplattform mit Hauptbühne, Nebenräumen, persönlicher Kommunikation und Netzwerk-Gelegenheiten einladen wollen, sollten Sie die einzelnen Funktionen und Features, Sicherheits-Anforderungen (DSGVO-konforme Server) usw. miteinander vergleichen (hopin, zoomit, scoocs, eventmobi, meetyou u. a.)
Definieren Sie deshalb vorab das Anforderungsprofil Ihres Events genau, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden. Jede Plattform hat ihre besonderen Stärken, aber eben auch Schwächen. Und es gibt große Unterschiede in der Preisgestaltung. Prüfen Sie auch die Referenzen und Erfahrungswerte für die erwartete Anzahl an Teilnehmern.
14 Vor Ort, Hybrid oder Full Remote Wollen Sie Budget dafür verbrauchen, ein Studio zu bauen – und warum? Oder doch lieber einen größeren Betrag ins Marketing stecken und mehr Zuschauer erreichen? Auch hier gilt wieder: Sie müssen das Anforderungsprofil Ihres Events klar definieren und dann die Entscheidung treffen, was für eine Art von Veranstaltung Sie durchführen wollen.
Beispiel A Wenn Sie ein physisches Produkt vorstellen möchten, werden Sie um ein hybrides Event nicht herumkommen. Sie wollen ja das Produkt wirklich zeigen, also brauchen Sie einen Ort, an dem dieses Produkt präsentiert werden kann.
Beispiel B Das gilt aber nicht für den Fall, dass Sie ein Kommunikationsevent mit Keynotes in entsprechender Qualität präsentieren wollen. Dann ist ein rein virtuelles Event für Sie die sicherere und auch budgetfreundlichere Umsetzungsvariante.
15 Gehen Sie auf Nummer sicher Sie können als Veranstalter alles richtig machen, und dennoch werden Menschen Probleme haben, sich einzuloggen oder Audio und Video richtig zu empfangen. Das liegt ganz einfach an der Vielzahl der verwendeten Systeme (Mobil oder Desktop, Windows, Android oder iOS) und der Einschränkungen, der viele User unterliegen, die mit unternehmenseigenen Systemen an Ihrem Event teilnehmen wollen.
Viele große Unternehmen haben zum Beispiel die Nutzung der Webcam für ihre Mitarbeiter gesperrt. Bieten Sie deshalb Backupmöglichkeiten an. Zum Beispiel einen Alternativ-Stream auf einem nicht gelisteten YouTube-Kanal, für den nur Sie den Link kennen und der auch nur auf Nachfrage bei der Hotline herausgegeben wird. Richtig – bei der Hotline.
Sie werden einen Helpdesk benötigen um a) überhaupt zu erfahren, dass es möglicherweise auf einem System Probleme gibt, und b) Abhilfe zu schaffen, wenn mehrere User immer wieder das gleiche Problem haben. Denn Sie haben nur diese eine Live-Veranstaltung. Sie können alles proben, aber Sie haben nicht alle Ihre Zuschauer in der Probe dabei. Und wichtig: Die Hotline sollte außerhalb der Plattform erreichbar sein, auf der Sie Ihre Veranstaltung präsentieren. Denn wenn sich jemand gar nicht erst einloggen kann, kann er ja auch innerhalb der Plattform die Hotline nicht in Anspruch nehmen.
